Charges locatives : ce que le propriétaire peut réclamer, et ce que le locataire est en droit de refuser

Loyer, provision sur charges, régularisation annuelle… La question des charges locatives est l'une des sources de tension les plus fréquentes entre bailleurs et locataires. Pourtant, le droit est clair sur ce point : seules les charges expressément prévues par la loi peuvent être réclamées au locataire. Toute somme exigée en dehors de cette liste est illicite, et le locataire peut s'y opposer.

Cet article fait le point sur les règles applicables, les droits de chaque partie, les obligations procédurales du bailleur, et les situations dans lesquelles l'intervention d'un avocat devient indispensable.

Qu'est-ce qu'une charge locative ?

Les charges locatives, aussi appelées charges récupérables, désignent les dépenses engagées par le propriétaire qu'il est autorisé à répercuter sur le locataire. Elles sont définies à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs, qui constitue le texte de référence en matière de bail d'habitation.

Cet article précise que les charges récupérables sont des sommes accessoires au loyer principal, exigibles sur justification, en contrepartie de trois catégories de prestations :

• les services rendus liés à l'usage des différents éléments du logement loué ;
• les dépenses d'entretien courant et de menues réparations sur les éléments d'usage commun ;
• les impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.

La loi renvoie à un décret en Conseil d'État pour fixer la liste précise de ces charges. Ce décret, c'est le décret n° 87-713 du 26 août 1987, toujours en vigueur à ce jour.

Pourquoi la liste est-elle limitative ?

C'est là un point fondamental que beaucoup de locataires ignorent : la liste du décret de 1987 est exhaustive. Le propriétaire ne peut pas réclamer des charges qui n'y figurent pas, même si elles sont mentionnées dans le contrat de bail. Une clause qui tenterait d'étendre cette liste au détriment du locataire serait réputée non écrite, car contraire à une disposition d'ordre public.

Cela signifie concrètement qu'un bailleur ne peut pas, par exemple, facturer au locataire le coût d'un ravalement de façade, le remplacement d'une chaudière collective, ou des honoraires de gestion locative, même si ces dépenses ont bien été engagées.

Quelles charges le propriétaire peut-il légalement réclamer au locataire ?

Qu'est-ce que le décret du 26 août 1987 prévoit exactement ?

Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 dresse la liste des charges récupérables, organisée par catégories. Voici les grandes rubriques couvertes par ce texte, tel que vérifié sur Légifrance :

1. Ascenseurs et monte-charges Le bailleur peut répercuter les dépenses d'électricité, d'entretien courant, de nettoyage et de menues réparations liées à l'usage de l'ascenseur. En revanche, le remplacement de l'ascenseur lui-même reste à la charge exclusive du propriétaire.

2. Eau froide, eau chaude et chauffage collectif Cela comprend la consommation d'eau des locataires et des parties communes, les produits de traitement, le combustible ou l'énergie utilisée pour le chauffage collectif, ainsi que les dépenses d'exploitation et d'entretien courant des installations (graissage des vannes, réglage des brûleurs, ramonage des chaudières, etc.).

3. Installations individuelles de chauffage et distribution d'eau Pour les logements dotés d'installations individuelles, certaines dépenses d'exploitation et menues réparations restent récupérables : réglage du débit d'eau chaude, vérification des thermostats, remplacement de joints et clapets, etc.

4. Parties communes intérieures Les dépenses d'électricité des parties communes, les fournitures consommables (produits d'entretien, balais), l'entretien des tapis et les frais de personnel d'entretien entrent dans cette catégorie.

5. Espaces extérieurs L'entretien des voies de circulation, des aires de stationnement, des espaces verts, des aires de jeux et des abords de l'immeuble est récupérable : tonte, désherbage, arrosage, remplacement du sable des bacs à sable, etc.

6. Hygiène Cela recouvre les dépenses de désinsectisation, de désinfection et d'élimination des rejets (frais de personnel compris).

7. Équipements divers La ventilation mécanique, l'entretien des interphones et des dispositifs d'accès codé, et le ramonage des conduits de ventilation sont récupérables.

8. Impositions et redevances Le bailleur peut récupérer la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage, ainsi que le droit de bail le cas échéant.

Exemple concret : Dans un immeuble collectif à Lyon, Monsieur Renard, locataire depuis trois ans, reçoit chaque année une régularisation de charges incluant une ligne intitulée "honoraires du gestionnaire de l'immeuble". Cette facturation est illicite : les frais de gestion locative sont des charges de propriété, non des charges récupérables. Monsieur Renard est fondé à les contester et à en exiger le remboursement.

Quelles charges restent à la charge exclusive du bailleur ?

À l'inverse, certaines dépenses ne peuvent jamais être imputées au locataire, quelle que soit la rédaction du bail. Il s'agit notamment :

• des gros travaux : remplacement de la toiture, ravalement de façade, réfection des canalisations principales, remplacement de la chaudière collective ou de l'ascenseur ;
• des frais de mise aux normes des installations (électricité, gaz) imposés par la réglementation ;
• des primes d'assurance de l'immeuble (hors assurance pour compte des colocataires dans certains cas spécifiques) ;
• des honoraires de syndic et de gestionnaire ;
• des charges de copropriété non récupérables selon le décret de 1987.

Cette distinction est essentielle car des erreurs, parfois involontaires, se glissent fréquemment dans les décomptes de charges transmis aux locataires. Un examen attentif s'impose.

Comment sont calculées et réglées les charges locatives ?

Qu'est-ce que la provision sur charges ?

Dans la grande majorité des baux d'habitation non meublés, les charges locatives sont réglées par provisions mensuelles, versées en même temps que le loyer. Ces provisions sont calculées sur la base des dépenses prévisionnelles de l'année en cours.

La loi du 6 juillet 1989 prévoit que les demandes de provisions doivent être justifiées par la communication des résultats antérieurs issus de la précédente régularisation. Lorsque l'immeuble est soumis au statut de la copropriété ou que le bailleur est une personne morale, le budget prévisionnel de la copropriété doit également être fourni.

Exemple : Madame Sorel loue un appartement dans une résidence avec chauffage collectif. Son bailleur lui demande une provision de 80 euros par mois en sus du loyer. Ce montant doit être cohérent avec les dépenses réelles de l'année précédente. Si les charges réelles s'avèrent inférieures, le trop-perçu lui sera restitué lors de la régularisation annuelle.

Comment se déroule la régularisation annuelle des charges ?

La régularisation annuelle est une étape obligatoire prévue par l'article 23 de la loi de 1989. Son fonctionnement est précis :

Un mois avant la régularisation, le bailleur doit communiquer au locataire :

• un décompte des charges par nature (eau froide, eau chaude, électricité des parties communes, taxe ordures ménagères, etc.) ;
• dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires ;
• et, si le logement bénéficie d'un chauffage collectif, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et la consommation individuelle.

Pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, toutes les pièces justificatives (factures, relevés de compteurs, contrats d'entretien…) doivent être tenues à la disposition du locataire. Depuis le 1er septembre 2015, le bailleur doit également transmettre ces documents par voie dématérialisée ou postale à la demande du locataire.

À l'issue de la régularisation :

• si les provisions versées dépassent les charges réelles, le trop-perçu est restitué au locataire ;
• si les charges réelles dépassent les provisions, le locataire doit régler le solde.

Un droit méconnu du locataire : si la régularisation n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut demander que le paiement du solde soit échelonné par douzième. Ce droit, expressément prévu par l'article 23 de la loi de 1989, est rarement mis en avant par les propriétaires.

Quels sont les cas particuliers à connaître ?

Location meublée : le régime du forfait de charges

Pour les locations meublées soumises au titre Ier bis de la loi du 6 juillet 1989, l'article 25-18 de cette même loi prévoit une alternative au système des provisions avec régularisation. Le bailleur peut opter pour un forfait de charges, c'est-à-dire un montant fixe versé simultanément au loyer, sans régularisation ultérieure.

Ce forfait ne peut pas être fixé à n'importe quel niveau : il doit être cohérent avec les charges réelles et ne peut pas être manifestement disproportionné au regard du dernier décompte par nature de charges. Une clause prévoyant un forfait excessif pourrait être contestée.

Immeuble en copropriété : des règles de répartition strictes

Lorsque le logement est situé dans une copropriété, le bailleur ne peut répercuter sur son locataire que la quote-part des charges de copropriété qui correspond effectivement aux charges récupérables au sens du décret de 1987. Les charges de copropriété et les charges locatives récupérables ne sont pas synonymes : certaines charges votées en assemblée générale de copropriété (fonds de travaux, honoraires du syndic, gros entretien) ne sont pas récupérables sur le locataire.

Exemple : Dans une copropriété parisienne, l'assemblée générale vote une contribution au fonds de travaux prévu par la loi ALUR. Ce montant ne peut pas être intégré dans les charges locatives récupérées sur le locataire, même si le propriétaire le supporte bien dans ses charges de copropriété.

Que faire en cas de litige sur les charges locatives ?

Le locataire peut-il contester une régularisation de charges ?

Oui, et il dispose de plusieurs moyens d'action. Lorsqu'un locataire reçoit un décompte de régularisation qui lui semble erroné ou qui inclut des postes non prévus par le décret de 1987, il peut :

1. Demander les pièces justificatives : le bailleur est tenu de les fournir pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. L'absence de justificatifs est en elle-même un motif de contestation sérieux.
2. Contester par écrit auprès du bailleur, en détaillant les postes litigieux et en se référant au décret de 1987. Une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception est recommandée.
3. Saisir la commission départementale de conciliation (CDC), compétente pour les litiges locatifs, y compris ceux portant sur les charges. Cette saisine est gratuite et peut permettre de trouver une solution amiable sans passer par le tribunal.
4. Engager une action judiciaire devant le tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble, si la conciliation échoue ou si le bailleur refuse de répondre.

Du côté du bailleur, une régularisation omise ou incomplète expose à la même procédure : le locataire qui a versé des provisions trop élevées peut réclamer le trop-perçu.

Quels sont les délais de prescription applicables ?

C'est un point souvent mal connu. L'action en paiement ou en répétition des charges locatives se prescrit par trois ans, conformément aux règles de droit commun applicables aux créances locatives issues de la loi de 1989. Passé ce délai, la demande est irrecevable, qu'elle émane du bailleur ou du locataire.

Concrètement, cela signifie que :

• un propriétaire ne peut pas réclamer un rappel de charges portant sur des exercices remontant à plus de trois ans avant la date de sa demande ;
• un locataire ne peut pas réclamer le remboursement d'un trop-perçu de charges si ce trop-perçu remonte à plus de trois ans.

Exemple : Monsieur Laval quitte son logement en avril 2025. En juin 2025, son ancien propriétaire lui réclame un solde de régularisation de charges pour l'année 2021. Si aucune demande n'avait été formulée avant cette date, la créance relative à 2021 est potentiellement prescrite et contestable.

Le non-paiement des charges peut-il entraîner la résiliation du bail ?

Oui. L'article 24 de la loi du 6 juillet 1989 dispose que tout bail d'habitation doit contenir une clause résolutoireprévoyant la résiliation de plein droit du contrat en cas de non-paiement du loyer ou des charges aux termes convenus. Cette clause ne produit effet que six semaines après un commandement de payer demeuré sans suite, délivré par commissaire de justice.

Il est donc essentiel pour le locataire de ne pas ignorer ce type de commandement, et pour le bailleur de respecter scrupuleusement la procédure pour que la clause résolutoire puisse valablement produire ses effets.

Quel est le rôle de l'avocat dans un litige portant sur les charges locatives ?

Les litiges sur les charges locatives paraissent parfois anodins, mais ils peuvent rapidement devenir complexes dès lors que des montants significatifs sont en jeu, que la situation dure depuis plusieurs années, ou que les pièces justificatives sont lacunaires ou contestées.

Analyser la situation et identifier les postes litigieux

L'avocat commence par un audit complet des décomptes de charges transmis au fil des exercices. Il identifie les postes qui ne figurent pas dans le décret de 1987, vérifie la cohérence des montants avec les justificatifs fournis, et détecte les erreurs de répartition éventuelles, notamment dans les immeubles collectifs où plusieurs logements se partagent les mêmes équipements.

Cette analyse préalable est souvent révélatrice : il n'est pas rare de constater que des charges de propriété ont été mélangées avec des charges récupérables, parfois sans intention frauduleuse, par méconnaissance de la réglementation.

Définir une stratégie et tenter la voie amiable

Avant toute procédure judiciaire, l'avocat peut rédiger une mise en demeure circonstanciée, en précisant les bases légales et en chiffrant la somme à restituer ou à contester. Cette démarche permet fréquemment d'aboutir à un accord sans procès, dans un délai raisonnable.

Si la voie amiable est envisageable, l'avocat peut également accompagner son client devant la commission départementale de conciliation, pour tenter de trouver une solution équilibrée et éviter les délais et les coûts d'un contentieux.

Représenter et défendre devant le tribunal

Lorsque le litige ne peut pas être résolu à l'amiable, l'avocat assure la représentation devant le tribunal judiciaire. Il constitue le dossier de pièces, rédige les conclusions, et argumente sur les points de droit et de fait.

Pour le locataire, il s'agit d'obtenir la condamnation du bailleur à rembourser le trop-perçu, parfois assorti d'intérêts. Pour le bailleur, il peut s'agir de recouvrer des charges impayées, ou de défendre la validité d'une régularisation contestée à tort.

Sécuriser les relations locatives dès la signature du bail

L'intervention d'un avocat en amont, lors de la rédaction ou de la relecture du bail, permet d'éviter bon nombre de litiges. Un bail mal rédigé peut créer des ambiguïtés sur le montant des provisions, les modalités de régularisation ou les postes de charges concernés.

Un propriétaire bailleur a tout intérêt à faire relire son contrat par un professionnel du droit avant de le signer, de même qu'un locataire peut utilement demander conseil avant d'accepter des clauses inhabituelles concernant les charges.

Ce qu'il faut retenir

Les charges locatives obéissent à des règles strictes que ni le bail ni l'accord des parties ne peuvent contourner. Seules les charges figurant dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être réclamées au locataire, et uniquement sur justification.

Le propriétaire a l'obligation de procéder à une régularisation annuelle, d'envoyer un décompte détaillé un mois avant celle-ci, et de tenir les justificatifs à disposition pendant six mois. Le locataire, de son côté, doit exercer son droit de vérification et ne pas hésiter à contester des postes qui lui paraissent douteux.

En cas de désaccord persistant, la saisine d'un avocat permet d'obtenir une analyse juridique rigoureuse, de protéger ses droits efficacement, et d'éviter que le temps qui passe n'efface une créance légitime derrière la prescription.

Le cabinet OCCI Avocats accompagne locataires et propriétaires dans tous les litiges relatifs aux baux d'habitation, aux charges locatives et aux relations locatives en général. N'hésitez pas à nous contacter pour une analyse de votre situation.

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